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第14章（第2页）

它使得主席较轻松，较不正式。

正式的议事程序，如提议、附议、决议案的修正案，在大多数商业会议中不应当认为是必须的。

是否所有的提案都应当通过主席呢？

它们的确是应当的。

即使在最不正式的会议中，由主席来控制是有必要的。

也许可以控制得轻松一点。

他也许只想让讨论顺利进行而不要去控制讨论。

然而他还是需要加以控制。

与会人员应当不时使用&ldo;主席&rdo;这个字来支持他，即使是在非正式的会议中。

5结论在对与会人员的控制中，主席应使会议具有下列特性：井然有序的有计划的友善的合作的主席如何揭开会议序幕可产生决定性的影响。

他所需要使用的技巧很多：时间控制、建立同意与一致。

对会议的目的、计划，及会议进行的速度建立一致的意见。

谨慎选择用字以建立友善的气氛。

在整个会议进行中，主席应当是：（1）超然、客观（2）稍微使用一点控制技巧（3）维持合作气氛（4）随时注意不同类型人员的需要及可能提出的提案。

（5）特别留意对时间的控制‐‐一瞬间的时间控制及将会议时间控制在预定时限内。

提出议案或报告

本节是讨论当负责人在&ldo;镁光灯照she下&rdo;提出议案或报告时如何表现自己。

下一章则将讨论其他人员的行为。

下列两项提案人的行为有很大的区别：（1）专家。

他被认为是具有专业知识及经验的人，他的任务是冷静地向缺乏专业知识的人提供意见。

（2）提议人被认为可作出坚定的提议，并极力要求他人采用的人。

这两种不同的提案人要求不同的技巧与不同的态度。

1专家采用的方法专家的任务是整理及提供证据，并在分析证据时提供意见。

他所需要的外在条件是有权威的，有经验的，而且是有敏锐的头脑的。

他的报告很可能会被刊登出来，因此无论是公是私都要能禁得起严格的批评。

所以报告的内容必须是丰富的，清晰而精确的。

至于其他的一方‐‐不管他是听讲的人还是阅读的人‐‐都有责任以极其认真的态度来研究报告。

专家在选择资料上必须将证据收集齐全，并有充分的解说。

我们从前面的讨论中得知沟通是否有效要看所传达的讯息是否明显及简单而定。