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第10章（第2页）

采用三阶段准备方法：第一阶段：将所想到的事情写下来；第二阶段：做分析及整理工作；第三阶段：简化成一目了然的备忘卡。

（3）准备议程上的每项提案，备忘卡上应摘要说明：目的计划限制事项主持人（4）确实使会议室无论在身体上或是心理上都有令人愉悦的状况。

（5）会议后应实施追踪检查，检查会议记录及是否已采取行动。

控制进度的技巧

会议的效果主要有赖于主席的带动。

主席的带动则要看他如何准备、如何控制进度，及如何控制人员。

本节是在讨论第二个要素，即控制进度的技巧。

1主席的目标及角色主席主持会议的策略要看他本人如何订定目标，及如何扮演他的角色而定。

他有各种可&ldo;扮演&rdo;的方法，而他的目标是很重要的。

就商业会议而论，那个目标应当是：以最少的时间达成全体一致的&ldo;目标&rdo;。

&ldo;全体一致&rdo;‐‐因为商业是要求大家把事情做好，大家一起工作。

如果组织体内经常发生歧见，他们就不会和谐地工作。

主席的职责是把他们结合在一起，不是把他们分开。

&ldo;同意&rdo;在目的定义上是个关键字‐‐它是&ldo;同意&rdo;，不是&ldo;意见一致&rdo;。

在有不同意见出现时是正常而适当的；把它表达出来亦是正常而适当的，但当某项行动违反某些人的利益时，主席如果还期望大家能意见一致则是错误的。

理性的人一定会承认会议中多数人的意见，是应当特别受尊重的。

因此主席应当设法找出多数人的意见，然后应当让少数人承认这是多数人的意见。

不要问：&ldo;志成，你是否接受那项意见？&rdo;

而是问：&ldo;志成，你是否承认多数人的意见是？？？&rdo;如果志成现在说&ldo;不&rdo;，那么志成不会被认为是理性的，与会的其他人就会马上用讽刺的话对付他，使他不敢出声。

注意主席使用&ldo;一致同意&rdo;的策略，跟采取表决方式以致凸显团体内部的分裂来作比较，两者间气氛是有差别的。

&ldo;以最少时间&rdo;‐‐理由很明显。

因此主席的策略应当是以最少时间达成一致的同意。

他应当扮演什么样的角色呢？他应当是果断的权威人物？他应当是资讯的主要供应者？他应当是产生富有创意的主意的主要来源？

要想使会议开得有效果，所有这三个问题的答案是一个坚决的&ldo;不&rdo;字。

要想有效地主持会议及有效地应付与会人员是需要专心一意及高超技巧的。

任何人如试着在会议中做个最重要人物，恐怕不是&ldo;可能&rdo;负担不了，而是&ldo;绝对&rdo;负担不了，一个人是不可能做那么多事情的。

不可避免的结果是会议主持得毫无效率，与会人员都很沮丧，而时间也被浪费掉了。

2会议开始程序会议的特性很快会被确定。

在参加会议的人员坐下及会议开始后的几分钟之内，是好是坏，一切都可以看出来。

主席在确定会议特性上居于很重要的地位。

在本章中，我们要讨论主席在揭开会议序幕时如何能自动地照着程序去作，而不必去想它们。

重复使用这些程序可使主席专心注意于控制与会人员的个人因素上。

在会议开始时，他应当向与会人员致欢迎词，并替会议建立一种井然有序的气氛。

他应当帮助他们集中注意力，提醒他们：（1）会议召开的目的；（2）议程；（3）预定结束时间。

订个目标时间对于会议进行有很大的影响。

如果主席新提议的会议目标时间，实行有困难但却可能的话，那么他立刻可以让与会人员集中注意力于会议进行的速度上。