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第12章（第2页）

各位女士、先生们，因此我们所同意讨论的第一个事项是印尼办事处的地点，谁愿先发表意见？志文，我想你对这个问题已经作了些研究。

你能不能告诉我们？？&ldo;

从主席的致词中，会议重点的顺序已告确立：会议的目的会议的方向限制事项会议进行步骤这个议事程序已经获得大家的一致同意。

如果与会人员还有任何其他意见的话，例如，他们想要增加几点，他应当以弹性手法来处理它们，不是修正他的计划，就是把他们所提的各点纳入他的讨论提纲内（并在备忘卡上注明）。

除了订定程序，获得并强调一致同意外，主席亦应当采取行动以免会议停滞不前。

他的用词，以及用词的顺序都是经过慎重选择的。

例如，当讨论计划时，较适宜采用的词句是&ldo;那可行吗，各位女士、先生们‐‐那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？&rdo;他先问：&ldo;那可行吗？各位女士、先生们？&rdo;‐‐合理的推断是当他们还在思考该用什么话答复时，他很可能会看到他似有一脸茫然的表情。

他再问：&ldo;那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？&rdo;第二个问题在逻辑上是多余的‐‐因为第一个问题把所有的意向及目的都问了。

但是那个多余的问题，隔了两三秒钟，可使开会的人有时间去整理他们的思路，并可能提出答复。

沉默，容易变得暮气沉沉，而重复的问题则是生气勃勃的保障。

主席在这个时候获得答复是很重要的。

会议必须继续进行，与会人员必须立刻涉身其中。

他不可以造成空档、节奏中断，形成可怕的间歇。

因此，如果他没有从全体与会人员中立刻获得答复，他应该马上转身去问一个可望迅速提出意见的人。

&ldo;志文，你看那行不行？&rdo;不要说：&ldo;你看那行不行，志文？&rdo;志文，像别人一样，对于一般人不必在会议中发言的事情已经慢慢习惯了。

如果问题在末尾加上&ldo;志文&rdo;而提出，那末他突然发现自己已处于球场的中间。

在他回答前他需要有一两秒钟的时间‐‐间歇于是发生了。

顺利进行的节奏没有被适当地建立起来。

更糟的是，这使人对主席产生一种找志文麻烦的感觉。

因此，主席必须慎重地挑选一个人起来发言，先喊他的名字志文，并使志文迅速回答所提的问题。

如果遇到志文没有立刻答复时，主席应当采取进一步的行动来阻止间歇的延长。

他应当采用闲聊方式，不管要花多少分钟，并以表情、手势、语调来鼓励志文发言。

主席：志文，那可行吗？它是否可让你把想要提的事情怂了出来？你能不能设法？

志文：我看那样不错。

主席：正堂是否？？？正堂：&ldo;是的，很好&rdo;。

气氛就这样迅速地被连接起来。

正堂现在很快地进来阻止主席继续闲聊下去。

于是，经过建立目的‐‐计划限制‐‐时间的过程后，主席将会议带向实质的讨论上。