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第17章（第2页）

在会议前，他应当：跟主席商量议程将开会所需的文件准备齐全分发议程做好物质上的安排工作在会议中，他应当担任记录协助主席控制会议进行照顾与会人员的福利在会议后，他应当：写好会议记录，并跟主席一起检查分发会议记录实施追踪考核，检查各项行动执行情形分发对与会人员有帮助的任何资料

定期召开的委员会

定期召开的委员会有它自己的模式。

那种模式须是把所有的大事情都办完，下一次什么事情也没有做。

这种固定模式是怎么样的？经理人应当采取什么行动才能达到最大效果？

1固定模式反复召开的会议经历四个阶段。

也许需要采取审慎的行动来修正它的正常发展，但要是不采取行动的话，它的结局是不可避免的。

它的连续四个阶段是：（1）创立阶段在这个开创阶段，当一组人头一两次聚会在一起时，它是新鲜的，而且应当是有朝气的。

大家都怀着新奇的心情，认为需要开会。

为了能作出决定及便于协调，就把一组陌生人引到一块来。

他们初来时可能彼此并不认识，需要建立彼此的关系及共同做事的方法。

会议召开的范围在形式上也许已确定了，但会议的真正目的与议事方法还是采用他们自己的那一套。

处理一宗退回来的案件时，工作小组就有机会获得新的议事经验。

这是一个刺激而愉快的阶段，可使每个人建立归属感。

这个创立阶段的持续时间通常是开两三次会。

参加会议的人对于该怎么讲，该如何提案还在摸索中，议程往往是列得满满的，时间是很紧凑的。

（2）规则化阶段一切建立好后，会议就立刻开始进入有规律的阶段。

主席的控制方式已被大家所认同。

他跟秘书的关系，以及秘书的工作开始照着模式去做。

多久开一次会及每次开会时间的长短开始照着模式去做。

参加会议的人也开始了解彼此的长处和特点。

他们开始相识并结伴出入。

在开了两三次会议，会议便成了例行的公事。

（3）生产阶段现在每次会议都照着规定的模式去做。

它有它自己特殊的惯例，那是为了执行特定的工作，由一组特定的人在主席的特殊领导下所发展出来的。

它是一种他们应当可以有效而迅速地贡献他们心力的模式。

经过连续开了许多次会后，与会人员的互动方式愈来愈定型了。

为了容易被辨认出来，每个人开始建立自己的形象。

我们可以看到他们设法在建立他们自己的地位或权力，不断地想与人结盟，经常是有创意的及有计划的‐‐或者经常是破坏的及好批评的。

任何委员会的许多事情都是在会议室外面进行的。

大家寻求合作，寻求支持，寻求减少反对。

大家要是为了自己团体的利益，或是想以这种方式使事情能顺利进展，这样做是对的，也是正当的。

但这种游说动作总是危险的，因为它会变成一种过分想支配他人的活动。

它很可能使某些人只注意游说的进行而忘了委员会的目标。

当会议定型后，时间的使用应当更有效，但是会议会逐渐变得不事生产。

（4）衰退阶段当会议不照惯例行事后，它就逐渐成为一种仪式。